Digitalizzazione dei processi aziendali: ridefinire per competere

Ridefinire l’intera architettura operativa di un’azienda, rivoluzionando il modo in cui lavora e producendo attività di valore, può sembrare un obiettivo irraggiungibile. Eppure, a volte è uno dei passi indispensabili per intervenire prima che un concatenarsi di problemi sfoci in una crisi. La digitalizzazione dei processi è un buon punto di partenza che permette di affrontare le criticità trasformando la complessità in opportunità e i processi in un vero vantaggio competitivo. Ci sono dei segnali inequivocabili, che sono dei veri e propri campanelli d’allarme, che indicano che un’azienda non è digitalmente evoluta.

Ecco alcuni esempi:

1. Mai dipendere dalle singole persone!

Quando un intero processo è concentrato nella conoscenza di una singola persona, stiamo camminando su un campo minato. Quando i processi chiave non sono digitalizzati, l’affidamento esclusivo sul sapere di singole persone (il “Single Point of Failure”) si trasforma in un blocco per l’operatività costante dell’azienda.

2. Dove si trovano i documenti?

Vi è mai capitato di avere lo stesso documento in posizioni/cartelle diverse? E di non sapere quale sia la versione più aggiornata? Questo è un segnale evidente che è necessario digitalizzare i processi per evitare perdita di dati, di tempo e operatività.

3. Quanta burocrazia e colli di bottiglia ci sono in un processo?

Ogni volta che un documento/pratica/attività deve essere ripreso per mano, facendo numerosi passaggi manuali, c’è il rischio di aumentare la possibilità di errore. Se riconosci alcune di queste pratiche anche nel tuo quotidiano, forse è il caso di prendere in considerazione di intraprendere un processo di digitalizzazione.

Dalla teoria all’azione: come digitalizzare e semplificare i processi?

Ecco alcuni esempi pratici che possono essere applicati a varie aree aziendali.

1. Snellire i flussi di lavoro

La prima mossa per snellire i flussi di lavoro e abbracciare il digitale è l’adozione di sistemi informatici che vadano ad alleggerire le aree operative in cui ci sono più colli di bottiglia.

Se, ad esempio, la tua azienda fornisce servizi di customer service, o comunque deve smistare molte richieste di varia natura, l’adozione di un sistema di ticketing centralizzato sarà sicuramente un’ottima soluzione per snellire l’attività di presa in carico e gestione delle chiamate.

Un moderno software di Help Desk o Service Management assicura che ogni interazione (come una mail o una chiamata più o meno complessa) sia registrata e standardizzata. Questo strumento fondamentale permette di intercettare richieste che altrimenti resterebbero disperse via email o telefono e di convertirle immediatamente in ticket tracciabili e gestibili.

Il risultato è la totale visibilità sullo stato di ogni richiesta per tutti gli operatori.

Ecco un esempio di come l’introduzione di un sistema informatico ad hoc può contribuire ad eliminare la dipendenza da singoli individui: in caso di assenza, il processo non si ferma. Qualsiasi membro del team può subentrare immediatamente, garantendo continuità operativa e tempi di risposta rapidi.

💡scopri l’help desk di produco! L’Help desk è uno strumento rivolto alla gestione delle comunicazioni con i clienti e/o fornitori; si occupa di gestire l’interfaccia verso i clienti sia su chiamata telefonica che monitoraggio E-mail. Lo scopo principale è quello di gestire difetti, criticità, problemi, segnalazioni attraverso una gestione con Ticket. Permette di centralizzare le comunicazioni sia telefoniche che tramite mail in un unico pannello. Attraverso la creazione di diverse categorie è possibile gestire in maniera distinta i ticket per reparto, ad esempio tenere distinte le richieste di tipo amministrativo, commerciale, o del customer service.

2. Monitorare costantemente quello che succede

Il filo conduttore di ogni successo è avere una visione chiara di dove si è e dove si vuole andare. Questo è possibile attraverso un sistema di monitoraggio intelligente ed ininterrotto. Grazie a dashboard dinamiche e a KPI (Key Performance Indicators), l’azienda può mantenere una visibilità totale sull’andamento delle attività. Non si tratta di limitarsi a individuare i colli di bottiglia per risolverli, ma anche di codificare e replicare le migliori pratiche sulla base di dati comparabili ed armonizzati.

💡scopri i KPI di Produco! Produco dispone di numerosi KPI che vanno ad analizzare in maniera puntuale ogni aspetto aziendale, dai KPI legati al MES e alla produzione, ai KPI commerciali, logistici ed amministrativi.

3. Standardizzare i flussi logistici

Di questo ne abbiamo già parlato nel precedente articolo riguardante la digitalizzazione dei processi documentali. E’ infatti utile adottare procedure standard e comuni alle aziende in modo da snellire tutte le attività legate alla logistica.

💡Con Produco puoi gestire i file EDI (Electronic Data Intercharge), l’importazione dei file di backlog, e procedure di InComing per l’importazione dei files dei fornitori per l’arrivo a magazzino del materiale.

Per concludere

La digitalizzazione non è solo una questione di software, ma un cambiamento di mentalità che permette di alleggerire l’azienda dalla dipendenza e dalla burocrazia per concentrarsi sulle attività di valore. Snellire i flussi di lavoro, monitorare con precisione e standardizzare le procedure sono alcuni dei punti fondamentali per costruire un’organizzazione di successo.

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