La gestione documentale di Soraia

Attraverso la gestione documentale di Soraia è possibile archiviare la documentazione aziendale in maniera sicura e veloce, memorizzando all’interno della procedura file di varia natura che saranno sempre consultabili, anche quando siete all’esterno dell’azienda.

Utilizzando questa funzione, totalmente integrata a Soraia, avrete indubbiamente molto vantaggi, ve ne evidenziamo solo alcuni:

• Riduzione drastica del supporto cartaceo (e in tempi di emergenza ambientale non è cosa da poco).
• Riduzione dello spazio fisico che sarebbe necessario per archiviazione di Dox raccoglitori e simili.
• Riduzione dei tempi di ricerca con conseguente ottimizzazione del lavoro.
• Possibilità di avere un’unica metodologia di archiviazione dei documenti che migliora l’organizzazione aziendale e quindi l’efficienza operativa.

Il programma di gestione per l’archiviazione è attivabile direttamente dalle varie maschere di Soraia, ad esempio dagli interventi o da anagrafiche clienti, impianti, contratti, e molti altri.

La prima pagina video del ‘documentale’ visualizza alcune informazioni utili alla ricerca del file come il nome dell’archivio al quale si sta associando il documento, il numero progressivo dell’archiviazione e una parte descrittiva.

Segue poi la pagina contenente gli allegati veri e propri (righe) in cui è possibile visualizzare una miniatura del documento, se il file è inferiore ai 512 kb, o comunque aprire direttamente il file.

Alcuni documenti poi, sono automaticamente archiviati dal sistema; questo avviene ad esempio per il file  pdf del rapportino di intervento (firmato elettronicamente dal tecnico e  dal cliente attraverso l’applicazione mobile), oppure per i file pdf di cortesia delle fatture emesse che saranno così sempre immediatamente consultabili semplicemente premendo l’apposito pulsante.

Nella gestione documentale è inoltre disponibile un programma per l’acquisizione massiva di documenti il cui scopo è quello di facilitare l’inserimento di allegati negli interventi.

La gestione documentale è dunque un valido aiuto per avere tutto quello che serve in ordine e a portata di click!