Office Tecno Service Srl è un’azienda che opera nel settore dell’office automation e dal 1985 fornisce macchine per ufficio e gestisce la vendita, il noleggio e l’assistenza tecnica di dispositivi multifunzione. Rivenditore autorizzato Canon, può contare su un bacino di clienti che da Marcon si espande in tutta Italia fornendo le migliori soluzioni per l’ufficio sia dal punto di vista tecnologico che da quello gestionale.
Prodotti di alta qualità, affidabili e tecnologicamente sempre all’avanguardia, garantiti dal costante aggiornamento tecnico, permettono di offrire un servizio professionale alle aziende che si avvalgono delle sue soluzioni onde migliorare prestazioni e produttività anche nella gestione quotidiana dell’ufficio. Dispositivi di ultima generazione possono essere sia acquistati sia noleggiati dalla Office Tecno Service che ne mantiene efficienza e funzionalità seguendo gli elevati standard di prestazione e affidabilità.
L’ordinaria gestione dei dispositivi inoltre è supportata dalla fitta rete di tecnici specializzati che operano con tempestività e competenza in ambito IT e nella gestione di tutti i dispositivi multifunzione che rivestono un ruolo così fondamentale per l’esercizio aziendale quotidiano. Attualmente l’azienda conta su ben 12 tecnici specializzati che rispondono alle esigenze specifiche di ciascun cliente.
La comprovata professionalità e la decennale esperienza di Office Tecno Service gli è valsa il riconoscimento dall’azienda Canon come ditta concessionaria.
Office Tecno Service Srl era alla ricerca di un supporto operativo capace di monitorare simultaneamente operatività e prestazioni di tutti i dispositivi installati presso i loro clienti. Tra gli obiettivi prioritari vi era la necessità di ottimizzare il lavoro dei tecnici onde facilitarne l’operatività nel servizio di assistenza tecnica snellendo quindi tutte le operazioni di gestione delle chiamate e pianificazione delle stesse.
Il tutto finalizzato ad una riposta tempestiva alle necessità del cliente.
Il supporto tecnico e il presidio costante e puntuale, infatti, costituiscono una risorsa chiave per l’azienda che desiderava gestire ogni rapporto col cliente con elevati livelli di personalizzazione.
Office Tecno Service da anni si avvale della collaborazione di Soft System, dapprima utilizzando il gestionale E2000 e successivamente introducendo anche Soraia.
Soraia si è rivelato essere lo strumento software indispensabile per la gestione del comparto dell’assistenza tecnica; strumento efficace e capace di far organizzare al meglio i diversi aspetti dell’attività nel settore della stampa.
Attraverso Soraia, Office Tecno Service gestisce tutti gli aspetti di gestione dell’assistenza tecnica, dalla pianificazione degli interventi alla compilazione degli stessi tramite applicazione mobile, gestisce inoltre i contratti di assistenza, di noleggio, l’interfacciamento ai sistemi di telemetria per la gestione degli alert e la raccolta delle copie, ed infine utilizza i vari KPI statistici per monitorare i risultati dell’attività.
Per la gestione dei contratti di noleggio è stato introdotto un sofisticato sistema di telemetria che permette di garantire alla propria clientela un servizio ottimale nella fornitura dei consumabili necessari. Soraia permette infatti di monitorare i consumi delle macchine e di raccogliere gli alert emessi dalle stesse e di emettere in maniera automatizzata i documenti di consegna dei consumabili.
Eventuali consumi eccessivi sono monitorati attraverso appositi indicatori presenti anche in fase di emissione dei documenti.
Anche la raccolta delle rilevazioni delle letture è stata rivista attraverso l’utilizzo della telemetria e l’importazione delle letture dal portale E-Maintenance di Canon.
Per quanto riguarda l’assistenza tecnica, Soraia si è rilevata la soluzione ottimale consentendo di creare e gestire automaticamente le chiamate, produrre preventivi di riparazione specifici, pianificando gli appuntamenti dei tecnici.
Anche l’applicazione mobile per la gestione delle chiamate si è rilevata vincente. Ciascun intervento di assistenza può essere gestito direttamente dal tecnico che attraverso il tablet aggiorna immediatamente il tipo di lavoro svolto, i tempi dell’intervento, e i ricambi usati. Il tutto anche offline, ovviando ad eventuali problemi di copertura rete mobile. La sincronizzazione dell’applicazione mobile di Soraia permette alla sede di avere in tempo reale gli interventi compilati, l’archiviazione degli stessi in maniera automatica sull’archivio della gestione documentale, ma soprattutto riduce il lavoro di caricamento manuale dell’intervento a posteriori.
Anche ai fini della fatturazione i tempi sono quindi ridotti, limitando il lavoro amministrativo al solo controllo di garanzie e delle tariffe applicate.
La tenuta del magazzino in formato digitale consente di pianificare la gestione dei ricambi necessari e procedere col ripristino delle giacenze in prossimità dell’esaurimento delle scorte e dell’avvicinarsi degli interventi che richiedono quel tipo specifico di componente.
I numerosi KPI permettono di monitorare costantemente le prestazioni aziendali sia in termini di tempistiche di esecuzione degli interventi che di ripetizione degli stessi. Per la parte di contrattualistica forniscono informazioni fondamentali sui consumi delle macchine e sulla redditività dei noleggi o dei contratti di assistenza.
Infine, E2000 completa l’intera gestione aziendale per quanto riguarda l’aspetto amministrativo.
