La digitalizzazione dei processi documentali delle aziende.
Il futuro digitale è già qui: normative e opportunità per le imprese italiane grazie alla digitalizzazione dei processi documentali
La digitalizzazione dei processi documentali delle aziende non è solo una tendenza, ma una vera e propria necessità, rafforzata da un panorama normativo europeo, e italiano, in continua evoluzione. Quello a cui si vuole puntare è un futuro più efficiente, trasparente e, soprattutto, digitale!
L’Europa spinge sull’acceleratore digitale
A livello europeo, l’obiettivo è chiaro: una maggiore digitalizzazione per semplificare e standardizzare le operazioni.
Regolamenti come eIDAS 2.0 vogliono porre le basi per un’identità digitale sicura, caratteristica essenziale per transazioni online affidabili.
Ma non è tutto. Secondo l’Electronic Freight Transport Information (eFTI), entro il 2027, i documenti di trasporto merci dovranno essere digitali. Questo significa meno burocrazia, maggiore tracciabilità e una gestione più fluida della logistica.
Anche la Direttiva ViDA, che entrerà in vigore nel 2030,tratta questa tematica. Questa direttiva farà della fatturazione elettronica il sistema ufficiale per le transazioni intra-UE, obbligando le aziende ad adottare soluzioni digitali conformi.
E ad oggi qual è la situazione della digitalizzazione dei processi documentali in Italia?
Anche il nostro Paese sta accelerando il passo verso il digitale con iniziative mirate.
Tra le numerose vale la pena segnalare l’introduzione dell’E-CMR (lettera di vettura elettronica) che digitalizzerà il trasporto su strada, rendendo più efficienti le operazioni di spedizione.
Un altro passo significativo è l’obbligo di digitalizzare il registro dei rifiuti (RENTRI) già operativo dal 2025. Questa misura mira a migliorare la tracciabilità e la gestione dei rifiuti, contribuendo a un’economia più circolare e sostenibile.
La fattura elettronica, introdotta in Italia nel lontano 2019, coinvolge il 78% delle aziende, a ruota segue l’ordine, digitalizzato dal 70% delle imprese.
Per quanto riguarda l’interfaccia con clienti e fornitori, strumenti tradizionali come E-mail, PEC e FTP sono ancora molto diffusi, utilizzati da ben il 55% delle imprese italiane. Questi metodi, seppur familiari, possono essere meno efficienti e sicuri rispetto alle soluzioni digitali avanzate. Fortunatamente, le alternative digitali stanno guadagnando terreno.
Le piattaforme di B2B Digital Commerce sono in testa tra le soluzioni più diffuse (utilizzate dal 26% delle aziende), offrendo un’esperienza di acquisto e vendita più fluida e integrata.
L’EDI (Interscambio di Dati Elettronico) segue a ruota, con il 25% delle adozioni, confermando il suo ruolo cruciale per l’automazione dello scambio di documenti tra sistemi aziendali.
Un esempio concreto di digitalizzazione: le funzioni di Produco per gestire interscambi automatizzati – incoming / backlog / EDI
Nel dinamico mondo della produzione e della logistica, l’efficienza è la chiave del successo. Anche in questo settore la digitalizzazione è fondamentale.
Un esempio?
Produco dispone di una serie di features che permettono di ottimizzare la gestione e lo scambio dei dati con altre procedure.
Tra questi troviamo:
- La gestione dei file EDI (Electronic Data Intercharge)
- L’importazione dei file di backlog del fornitore (necessari per evidenziare le differenze fra il file fornito dal fornitore e la situazione dei propri ordini)
- Procedure di InComing per l’importazione dei files dei fornitori per l’arrivo a magazzino del materiale.
L’EDI (Electronic Data Interchange) è la soluzione che permette alle aziende di scambiare documenti commerciali in formato elettronico, come ordini e conferme, in modo rapido e standardizzato. Con il software Produco, l’integrazione di questa funzionalità diventa semplice ed efficiente, ottimizzando i flussi di lavoro
Produco gestisce l’intero processo creando e leggendo i file EDI direttamente da cartelle dedicate. Lo scambio dei dati avviene in modo sicuro e pratico, tipicamente tramite protocollo FTP, ma può essere configurato anche per l’invio via email. In questo modo, il software si integra perfettamente con i tuoi partner commerciali senza la necessità di piattaforme di interscambio dedicate.
InComing: la gestione degli arrivi in magazzino può essere un’attività complessa e dispendiosa in termini di tempo. Ricevere file dai fornitori, inserirli manualmente nel sistema e coordinare il carico della merce richiede attenzione e può facilmente portare a errori.
InComing è la soluzione pensata per automatizzare l’importazione dei file di arrivo merce dai tuoi fornitori, il software legge le informazioni del file e crea un DDT (Documento di Trasporto) di ingresso. Una volta completato il processo, il file originale viene spostato in una cartella dedicata, mantenendo il tuo archivio sempre ordinato.
Import Backlog: la gestione degli ordini ai fornitori può essere complessa, soprattutto quando le informazioni non sono allineate. I ritardi, le discrepanze nelle quantità o nei prezzi possono creare inefficienze e rallentare la produzione. La funzione Import Backlog di Produco è la soluzione che ti aiuta a mantenere il pieno controllo del tuo approvvigionamento. Questa potente funzionalità ti permette di confrontare il file di backlog (l’elenco degli ordini aperti e confermati) fornito dal tuo partner con la situazione reale degli ordini nel tuo sistema.
I vantaggi di un approccio integrato
In un panorama economico in cui ogni minuto e ogni risorsa contano, investire in soluzioni che digitalizzano e ottimizzano la supply chain non è più un’opzione, ma una strategia vincente.
Funzioni come quelle sopra descritte rappresentano un passo fondamentale verso una maggiore efficienza operativa e un futuro più competitivo.
Non solo obblighi, dunque, ma grandi opportunità.
Il contesto normativo in evoluzione non deve essere visto solo come un onere, ma come una straordinaria opportunità. Abbracciare la digitalizzazione significa infatti ottenere l’automazione dei processi, riduzione di errori ed ottimizzazione dei tempi, tracciabilità e controlli ottimizzati, riduzione dei costi e maggior competitività. Contattaci per maggiori informazioni!