Guida pratica all’implementazione del gestionale per un utilizzo ottimale

Il software ERP (Enterprise Resource Planning) è senza dubbio una componente essenziale della strategia aziendale. Una corretta implementazione del gestionale, ma soprattutto un utilizzo efficace di questo strumento, fornisce un concreto vantaggio competitivo ottimizzando sia i profitti aziendali che la soddisfazione del cliente.

Affinché l’utilizzo del proprio gestionale porti i benefici desiderati, è necessario porsi degli obiettivi, individuando, ad esempio, quali sono i target di miglioramento.

In questo blog, esploreremo strategie e best practice per sfruttare appieno le potenzialità del proprio ERP massimizzando il potenziale di queste tecnologie. Tralasceremo, invece, tutte le analisi da fare per la scelta della soluzione più appropriata alla vostra realtà, argomento del quale abbiamo già parlato qui: ERP guida .

Implementazione del gestionale: definire obiettivi chiari e misurabili

L’identificazione di quelli che sono i processi aziendali da ottimizzare è uno dei punti fondamentali per ottenere il massimo dalla propria soluzione ERP e ottenere una corretta implementazione del gestionale.

L’identificazione dei target di miglioramento va fatta attraverso l’analisi di quelle che sono le metriche chiave, ovvero, i KPI.

Un approccio efficace può consistere nel raggruppare i KPI in categorie strategiche come:

• l’incremento dei ricavi (aumentabile, ad esempio, con la riduzione dei tempi di consegna)
• la riduzione dei costi di produzione
• l’ottimizzazione delle spese operative (riducibile attraverso l’ottimizzazione della capacità produttiva)
• la minimizzazione dei rischi (ad esempio ridurre i tassi di reclamo contribuisce a mitigare i rischi aziendali)

Pianificazione del progetto di miglioramento

Per sapere dove andare è necessario comprendere in che punto ci si trova. La definizione precisa della situazione attuale è essenziale per valutare l’efficacia dell’implementazione.

E’ quindi fondamentale definire un cronoprogramma dettagliato che, a partire dalla situazione attuale, dia una proiezione temporale delle attività da compiere, assegnando responsabilità, ruoli e compiti.

Creare un team dedicato all’implementazione del progetto faciliterà la sua realizzazione.

Anche in questo caso ci vengono in aiuto i KPI.

Indicatori di performance ben definiti consentono un monitoraggio costante dei progressi, fornendo un feedback immediato sullo status di avanzamento, identificando tempestivamente eventuali deviazioni e consentendo di applicare per tempo azioni correttive mirate.

Implementazione dei processi attraverso la semplificazione

Periodicamente è utile rivedere il flusso dei processi aziendali confrontandosi con il proprio team su possibili processi di miglioramento. Il coinvolgimento del personale ha un doppio beneficio, da un lato si identificano possibili colli di bottiglia, e dall’altro, instaura un clima collaborativo e coinvolgente che facilita nell’ottenimento del consenso.

Configurazione del sistema

Personalizzare il gestionale in base alle esigenze specifiche dell’azienda, impostare i permessi e gli accessi degli utenti, integrare il gestionale con altri software utilizzati, sono tutte attività che permettono di avere uno strumento al proprio servizio che riduca le attività senza valore aggiunto.

Ad esempio, si possono organizzare i flussi di lavoro in base alle modalità di lavoro del team, oppure, personalizzare report ed interrogazioni in modo da automatizzare attività ripetitive. Affidarsi ad un partner informatico competente vi aiuterà in questo.

Formazione del personale

solamente persone dotate delle giuste conoscenze e competenze sono in grado di rispondere prontamente ad ogni situazione.

E’ quindi essenziale organizzare sessioni di formazione per tutti gli utenti, fornire materiale didattico e guide pratiche, offrire supporto continuo durante e dopo l’implementazione. Può essere utile anche raccogliere i feedback dagli utenti e identificare aree di miglioramento.

Aggiornamenti e manutenzione

Mantenere il proprio software aggiornato consente di beneficiare di nuove funzionalità, di rimanere aggiornati sulle nuove funzionalità e tecnologie e di avere a disposizione eventuali correzioni di bug.

Conclusione

Dedicare del tempo all’ottimizzazione del proprio ERP permette non solo di snellire i processi aziendali, ma anche di ottenere il massimo beneficio da questo tipo di strumenti.

Soft System offre soluzioni software per PMI che aiutano le aziende a ottimizzare la propria produttività. Hai identificato un’area di miglioramento ma non hai lo strumento adatto per attuarla? Contattaci per una consulenza gratuita.