Inviare una e-mail: come spedire e da dove spedire un messaggio di posta elettronica

Inviare una e-mail è un’operazione semplice ed automatica per la quale non ci poniamo troppe domande. Avere però una maggiore consapevolezza del sistema di invio delle e-mail è sicuramente utile perché permette di capire cosa può succedere quando una mail non giunge a destinazione (e quindi non viene consegnata) e quali meccanismi entrano in gioco nel ‘tragitto’ che compie il nostro messaggio.

Quando si spedisce un messaggio il più delle volte si usa un programma dedicato alla gestione della posta chiamato ‘client’.

Il client di posta è un programma che consente di comporre e organizzare  messaggi di posta elettronica e che si occupa della ricezione e trasmissione da e verso un server di posta degli stessi.

Outlook e Thunderbird sono, ad esempio, dei client di posta.

Dopo aver composto il messaggio, e premuto <invia>, questo viene preso in carico da un server, chiamato server SMTP. Il server SMTP funziona un po’ come un ufficio postale digitale coordinando il recapito delle e-mail presso i destinatari corretti.

Spesso il nostro Servizio Helpdesk riceve richieste in merito alla possibilità di inviare le mail direttamente dal gestionale; questa funzione risulta utile, ad esempio, quando si desidera inviare i pdf di cortesia delle fatture emesse oppure inviare per posta elettronica ordini o documenti emessi e così via.

E2000: le possibilità per spedire una e-mail

In E2000 è possibile inviare le mail con due metodologie:

-Tramite client di posta (scelta sconsigliata)

-Tramite SMTP (scelta consigliata)

Attualmente E2000 supporta vari client di posta (Microsoft Outlook nelle varie versioni, Windows Mail, Thunderbird).

Il sistema utilizza il gestore mail indicato come predefinito che, ovviamente, deve essere stato già configurato per l’invio della posta.

Sempre più spesso però l’invio delle mail tramite software di terze parti risulta essere di difficile gestione dato che i vari aggiornamenti possono spesso creare delle incompatibilità tra i sistemi.

La scelta consigliata, per l’invio delle mail da E2000, è quella di inviare la mail direttamente tramite server SMTP.

Questo tipo di invio è sicuro e statisticamente più efficace.

I benefici sono molteplici e soprattutto si vanno eliminare possibili restrizioni aggiunte dai vari sistemi.

Quello che vi serve per inviare la mail da E2000 tramite smtp sono gli stessi parametri di configurazione che usereste per configurare Outlook: l’indirizzo smtp del server di posta, la porta da utilizzare per la posta in uscita, se è richiesta o meno l’autenticazione, l’account e la relativa password.

Queste informazioni vanno specificate su dei setup di E2000 ed il gioco è fatto!

Invio di campagne pubblicitarie

Altro discorso è invece quello relativo alle mail list e alle campagne pubblicitarie. E’ fondamentale tenere presente che se si si effettua una campagna di email marketing o una circolare corposa (dunque si invia il medesimo messaggio a un alto numero di utenti) entrano in gioco delle difficoltà ulteriori, legate appunto al server SMTP in uso.

Molto spesso i normali server smtp non sono strutturati per supportare questo tipo di mailing e questi tipi di invii avranno come risultato che una parte rilevante dei messaggi spediti sarà respinta dai filtri antispam rischiando anche il blocco dell’account stesso. La soluzione per questo tipo di spedizioni è quello di optare per un servizio SMTP professionale in grado di massimizzare la capacità di consegna dei vostri messaggi così che da garantire che ogni e-mail raggiunga la casella di posta del destinatario.

A tal proposito rimandiamo ad un nostro precedente articolo su alcune soluzioni che possono essere adottate.