Rapportini di lavoro: come gestirli al meglio con un software per la gestione del customer service
I rapportini di lavoro sono i documenti attorno cui ruota una gestione efficiente degli interventi tecnici. Permettono di monitorare le attività svolte, i ricambi utilizzati, i tempi dei tecnici e molto altro. Una gestione manuale degli interventi tecnici non solo è imprecisa e a rischio di errore, ma fa anche perdere tempo prezioso in attività che non sono a valore aggiunto per l’azienda.
Cosa contengono i rapportini di lavoro
La compilazione dei rapportini di lavoro prevede che siano registrate tutte le attività che il tecnico ha eseguito durante un intervento tecnico. Non solo le attività svolte, ma anche i tempi necessari (ovvero le ore di lavoro del tecnico) e i ricambi utilizzati. Tutte le informazioni sono preziose e devono essere specificate in modo preciso per documentare la chiamata ed eseguire poi, ove previsto, la fatturazione. Il rapportino di lavoro, quindi, non permette solamente di monitorare il progresso delle attività ma è anche uno strumento di comunicazione tra l’azienda e i suoi clienti, documentando in maniera chiara e dettagliata il lavoro svolto.
Le informazioni tipicamente contenute in un rapportino sono:
- Cliente e luogo di esecuzione del lavoro
- Attrezzatura su cui eseguire il lavoro
- Tipo di lavoro (installazione, guasto, manutenzione periodica, ecc)
- Descrizione dell’attività svolta
- Registrazione delle ore di lavoro
- Materiali di consumo e ricambi utilizzati
- Firma del tecnico e del cliente a chiusura del lavoro
A seguito della compilazione è necessario fornire una copia al cliente, o tramite supporto cartaceo, oppure, digitalmente se si è provvisti di strumenti digitali come un APP per la gestione dei rapportini tecnici.
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Digitalizzare l’assistenza tecnica con un software
Va da se che una gestione così importante merita di essere digitalizzata attraverso una specifica soluzione software per la gestione degli interventi tecnici.
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Un software per rapportini di intervento ti permette di creare e aggiornare i rapporti in tempo reale, riducendo i tempi di compilazione e minimizzando gli errori di digitazione. La nostra soluzione SORAIA, ad esempio, è in cloud e ti consente di archiviare in modo sicuro i tuoi documenti e ti offre un accesso rapido e facile da qualsiasi dispositivo connesso alla rete.
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La soluzione di Soft System per la compilazione degli interventi
Soraia è una soluzione innovativa e intuitiva per la digitalizzazione dei rapporti di lavoro. Il nostro applicativo software ottimizza la gestione dei rapporti di intervento riducendo tempi ed errori, grazie a un’interfaccia user-friendly che permette di creare e aggiornare i rapportini direttamente da app mobile, ovunque ti trovi.
Gli interventi, compilati direttamente dal tecnico, sono firmati in tempo reale anche dal cliente e, al termine della compilazione, sono inviati immediatamente ai clienti tramite email ed archiviati nella gestione documentale di Soraia.
E se il cliente cancella la mail con il vostro rapportino? Niente paura, lo può riscaricare autonomamente dal portale di Soraia che garantisce un accesso personale a ciascun vostro cliente.
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